Как списать новую испорченную трудовую книжку
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как списать новую испорченную трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.
Кто составляет акт о списании
Составляет и подписывает бумагу специально создаваемая комиссия. В ее состав входят не менее трех человек из числа сотрудников организации, как правило, это работники кадровой службы и бухгалтерии. В обязанности комиссии входит:
- выявить подлежащие уничтожению бумаги;
- убедиться, что их необходимо утилизировать, в том числе: проверить срок хранения, если уничтожается невостребованная бумага, убедиться в наличии ошибок, поскольку дальнейшее заполнение трудовой книжки при испорченном бланке не допускается, или в непригодности документа для дальнейшего использования;
- составить акт и подписать его;
- осуществить самостоятельно или лично проконтролировать процесс физического уничтожения.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Ответственность за фиктивные записи в трудовой
Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.
За фиктивные записи в трудовой книжке генеральному директору, сотруднику, ответственному за заполнение трудовых, или индивидуальному предпринимателю может грозить уголовная ответственность.
Так, если человек будет получать пенсию, на которую не имеет права, фиктивные записи могут расценить как мошенничество с госвыплатами. Наказание варьируется от штрафа до лишения свободы на срок до 2 лет. Еще могут применить статью уголовного кодекса о служебном подлоге. Квалификация зависит от того, кто вносил запись, а также как и для чего.
Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.
Все составляют данный акт от руки и произвольно
.
Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:
- в нем должно содержаться полное название организации;
- в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
- также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
- в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
- обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
- не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
- заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.
Как приобрести трудовую книжку
Современные книжки и вкладыши в них для сотрудников компания закупает в определенных местах. Таковыми заведуют:
- юридические лица,
Нужно отметить, что требования для них прописываются официальными изготовителями. В обязанности компаний входят:
- охранная функция,
- транспортировка,
- учет,
- складирование.
Законные распространители должны продавать бланки и вкладыши государственного образца исключительно работодателям. Для оптовой покупки заранее отправляется заявительное письмо от покупателя в данную организацию и составляется договорное соглашение, где прописывается цена.
Когда человек приходит в первый раз устраиваться на работу, работодатель оформляет на него новый бланк трудовой за семь дней. При этом с данного сотрудника по закону вычитается сумма, потраченная на закупку документа. Есть случаи, когда руководитель самостоятельно покрывает расходы на книжку:
- массовое уничтожение,
- порча бланка.
В первом случае уничтожение трудовых может произойти по различным причинам (в том числе природные катаклизмы). Во втором причина – это неправильное заполнение первичных данных при оформлении самой книжки.
В каких случаях можно списать?
Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета
.
Различные природные явления могут внести свою лепту.
Наводнения, землетрясения, пожары…
Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.
Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.
Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.
Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.
Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания.
Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.
Причины по которым могут списать трудовые книжки
Все время пока сотрудник трудится в компании, в кадровом отделе хранится его трудовая книжка, а руководитель обеспечивает ее верное ведение и заполнение, которое регламентируется следующими законодательными актами:
- Приказом Минфина РФ №117н «О трудовых книжках» от 22 декабря 2003 года (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»);
- Постановлением Правительства РФ №225 от 16 апреля (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
- Постановлением Минтруда РФ №69 от 10 октября 2003 года (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219).
Основаниями списания книжек являются:
- Порча бланка по вине кадровика.
- Сильное повреждение читабельности по причине природной катастрофы и ЧС.
- Ненужность документа ранее работавшего в компании по завершении периода хранения.
К сведению:Трудовые книжки должны находится в архиве 50 лет, если делопроизводство закончилось после 1 января 2003 года и 75 лет, если закрыто раньше (п.449 Приказа Росархива от 20.12.2019 №236).
Контролю подвержены деловые бумаги трудящихся людей в настоящее время и расторгнувших договор несколько лет назад. Все бумаги отправляются в архив.
Порядок приобретения бланков
Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от № 225 (далее — Правила).
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от № 117н «О трудовых книжках» (далее — Порядок).
Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.
Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них.
Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши в них у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).
По каким причинам могут списать трудовые книжки
Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:
- Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
- Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.
Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.
Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях:
- Порча бланка по вине кадровика. Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.
- Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.
Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.
Списание трудовых книжек
Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают. Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены. Однако эту процедуру работодателю все же следует выполнить правильно, чтобы не иметь возможных неблагоприятных последствий. Рассмотрим ее подробно.
Причинами списания, в частности, могут быть:
- порча бланка трудовой книжки;
- порча вкладыша в трудовую книжку.
Пункт 42 Правил гласит, что испорченные при заполнении бланки должны быть уничтожены.
Однако обстоятельства, приведшие к списанию и необходимости уничтожения указанных бланков строгой отчетности, могут быть различными. Например, кадровый работник допустил ошибку в строке «Образование» бланка трудовой книжки и такая ошибка была сразу обнаружена. В этом случае трудовую книжку дальше заполнять и использовать нельзя – она считается испорченной и ее необходимо уничтожить.
Наряду с ошибкой специалиста при заполнении бланка это могут быть пожар, прорыв труб водоснабжения и прочее. Важен результат – бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку непригоден к использованию по своему назначению.
Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения.
Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица.
Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения.
Факт списания и уничтожения подтверждается заполнением и подписанием участниками комиссии акта на списание трудовых книжек в произвольной форме.
Процедура уничтожения испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, как правило, осуществляется с применением специальной техники. Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует. Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:
- аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером);
- разрезан на несколько частей ножницами вручную;
- сожжен;
- при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.
Как списать трудовую книжку по закону: 4 этапа
Так как в законодательных актах относительно проведения данной процедуры четкого регламента не существует.Комиссия обязана установить факт непригодности конкретного перечня документов, установленного на основании актов инвентаризации.Далее собирается ликвидационная комиссия, которая обязана присутствовать на процессе уничтожения документов.После проведения всех мероприятий по списанию и уничтожению бланков следует составить акт.При этом процесс списания должен быть одобрен руководством предприятия, в результате чего издается приказ о списании и уничтожении бланков.Важно: ликвидационная и инвентаризационная комиссии состоят из одних и тех же сотрудников, согласно законодательству, для создания каждой необходим отдельный приказ руководителя.При этом очень важно, правильно уничтожить документы – ни одна книжка не должна уцелеть. К варианту уничтожения законодатель
Трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждена форма трудовика и порядок:
— ведения и хранения трудовых книжек ;
— изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.
Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Обратите внимание! Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ — русском (ст. 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык — на двух языках одновременно. Внесение сведений в трудовую книжку (вкладыш) осуществляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка. Помните, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовике ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками
Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.
Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.
Для восстановления документов о профессиональной деятельности работников пострадавшей компании создается специальная комиссия. В нее входят члены профсоюзов, представители работодателей и других трудовых организаций. Комиссия занимается сбором документов и составлением акта, по которому руководитель сможет выдать сотруднику дубликат документа о профессиональной деятельности.
Процесс списания выданных трудовых книжек довольно сложный. Поэтому нужно серьезнее относиться к заполнению таких важных документов, чтобы не возникало ошибок и исправлений.
Учет книжек, предоставленных без взимания платы
Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица. Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно. Законодательными нормами не установлено ограничение на безвозмездную выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним. При оформлении процедуры возникают особенности:
- Для обоснования действий по безвозмездной выдаче формуляров издается приказ.
- Порядок должен быть внесен в локальный акт, например, коллективный договор.
- В расчете базы при подсчете прибыли и единого налога расходы по приобретению безвозмездно отпущенных бланков не участвуют. Стоимость выданной книги облагается НДС, к вычету налог продавца не принимается.
Трудовая книжка – это БСО для учета трудового стажа
Для учета трудовой деятельности и стажа работников российским законодательством предусмотрен специальный документ – трудовая книжка (статья 66 ТК РФ). Кроме этого, применяется еще один бланк строгой отчетности — вкладыш в трудовую книжку. Он понадобится, когда один из разделов трудовой книжки будет полностью заполнен, притом что имеется необходимость внесения новой записи.
Обязанность ведения этого документа возложена на юридические лица и индивидуальных предпринимателей.
Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:
- Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).