Как ИП делает запись в трудовой книжке работнику
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как ИП делает запись в трудовой книжке работнику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Корректировки в титульном листе
В бумажной ТК поступившего сотрудника первую запись вносят в раздел “Сведения о работе”. Уже в процессе трудовой деятельности могут заполняться и “Сведения о поощрениях”.
Титульный лист ТК подлежит корректировке в трёх случаях:
- произошла смена фамилии (например, после замужества);
- получен диплом о дополнительном образовании;
- поменялась профессия или специальность.
Порядок внесения новых данных при этом будет разным:
- старая фамилия перечёркивается одной чертой, а сверху (или справа) аккуратно пишется новая;
- новое образование, профессия или специальность вписываются рядом с текущей записью, без зачёркиваний и помарок.
Переводы внутри компании
Перевод оформляется так же, но запись будет начинаться со слова «переведён…», далее указывается подразделение, должность (специальность, профессия, квалификация) сотрудника.
В столбце 4 нужно написать реквизиты приказа о переводе.
Исправляем ошибки в ТК
Кроме как на титульном листе, перечёркивать ошибочные данные больше нигде нельзя. При допущенной неточности запись нужно аннулировать (признать недействительной). Как это делается:
- под записью с ошибкой нужно сделать новую запись, со следующим порядковым номером в столбце 1. В столбце 2 прописать текущую дату;
- в столбце 3 указать “запись за №… недействительна” и, при необходимости, написать текст в правильной редакции.
Образцы заполнения трудовой книжки у индивидуального предпринимателя
Трудовая книжка впервые нанимающихся на работу граждан должна быть оформлена индивидуальным предпринимателем во время недели рабочих дней.
На развороте документа всего четыре столбца:
- порядковый номер;
- дата заполнения документа;
- название организации и должности сотрудника, на которую он нанимается;
- документ, являющийся основанием для записи.
На титульном листе указывается следующая информация:
- имя, фамилия и отчество сотрудника;
- дата его рождения в виде дд.мм.гггг;
- полученная специальность, профессия;
- уровень образования;
- дата заполнения документа;
- подпись работника и работодателя (предпринимателя);
- печать.
Заполнение этого документа произвести не сложно, понадобятся следующие предметы:
- печать индивидуального предпринимателя. Опытные предприниматели советуют изготовить печать, несмотря на необязательный характер данной вещи;
- ручка с чернилами, которые устойчивы к световому воздействию и не сильно размываются при контакте с водой. Цвет ручки тёмный: чёрный, фиолетовый или синий;
- приказ о приёме на работу. Этот документ изготавливает сам индивидуальный предприниматель.
Как правильно вносить изменения (исправлять)?
Если есть надобность в вписании изменений или исправлении, то стоит это делать максимально аккуратно. Если дело касается смены ФИО, то измененные данные следует зачеркнуть, а на левой стороне главного разворота написать на основании какого документа было выполнено действие, например, смена фамилии по свидетельству о заключении брака.
Если же нужно изменить запись в строке, где указаны данные о работе, то необходимо следующим пунктом указать, что запись неверна, а еще одним следующим пунктом переписать исправление. Например: «№2. 26.07.2015. Пункт №1 является недействительным. №3 ИП Морозова. Присвоена грамота за подготовку и проведение мероприятия».
Все записи заверяются печатью и подписью руководителя.
Заполняет ли ИП трудовые книжки, выданные в качестве дубликатов? Да! Дубликат заполняется и выдается гражданину работодателем в течение 15 дней с момента подачи заявления о предоставлении документа.
Гражданин имеет право на получение дубликата на случай утраты ТК или прихода документа в ненадлежащий вид. Также можно затребовать выдачу дубликата по причине не соответствия действительности внесенной информации в оригинал. Но этот факт нужно доказать в судебном порядке. Как следствие, дубликат выдается уже без записи, оспоренной в суде.
В документе указывается информация о стаже работы гражданина и подробные сведении о месте проведения трудовой деятельности. По желанию гражданина дублируются подробные записи из оригинала, внесенные прошлыми работодателями. При необходимости работодатель должен сделать запрос в организации, где велась трудовая деятельность.
Расчет больничного и иных пособий
Для расчета пособий по болезни, беременности и родам, общий стаж индивидуального предпринимателя не обязательно подтверждать непременно записью в трудовой. В соответствии с требованиями, изложенными в пункте 11 Приказа Минздравсоцразвития от 06.02.2007 № 91 “Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа. “, периоды индивидуальной рабочей деятельности подтверждаются либо справками финансовых органов или архивных учреждений об уплате платежей на социальное страхование (если речь идет о периоде до 1 января 1991 года), либо документом территориального органа Фонда соцстраха РФ об уплате платежей на социальное страхование (за период с 1 января 1991 года по 31 декабря 2000 года, а также за период после 1 января 2003 года). Подтвержденная таким образом выслуга лет может найти свое отражение в личной карточке работника (форма Т-2).
Что делать, если допущена ошибка?
Ошибка на титульном листе, где указана вся основная и самая важна информация о владельце документа: имя, фамилии, отчества, числа, месяца и года рождения и прочее. Иногда требуется внести исправления в них. Для этого прежние данные зачёркивают одной аккуратной чертой и рядом, где есть пустое место, чёткими букварик прописывают новые. Аналогичным образом исправляют и дату рождения обладателя книжки. После произведённых действий нужно отразить изменения сведений на внутренней стороне обложки.
Важно! Каждое изменение с трудовой книжке должно подкрепляться документом, подтверждающего смену какого-либо статуса. Например, о смене имени, заключении или расторжении брака и т. п.
Следующая ошибка — грамматическая, допущенная в разделе документа под названием «Сведения о награждении» или «Сведения о работе», была сделана прошлым работодателем, исправить её может и настоящий. Столбцы в данном случае заполняются следующим образом:
- Первая графа должна быть заполнена порядковым номером записи.
- Вторая — датой внесения записи. Прописать нужно арабскими цифрами в виде дд.мм.гггг.
- Третий столбик заполняется предложением: «Запись в трудовой книжке не верна». К примеру: «Запись под номером 5 не верна, принят на должность менеджера.»
- Четвёртый заполняется названием документа, который является основанием для исправительной записи. Выглядит надпись в этой графе так: «Приказ от 27.05.2018 № 46». Если ошибка в записи названия прошлого работодателя, то исправляемся по такому образцу: «Справка ИП „Светлана“ от 27.05.2018 № 46».
- Остальные графы исправляются подобным образом.
Важно! Использование корректора для исправления ошибок или зачёркивание информации в этом случае строго запрещено законодательством Российской Федерации.
Трудовые книжки ИП для работников
Трудовой кодекс предписывает всем работодателям оформить и вести трудовые книжки для принимаемых на работу граждан, причем начать вести трудовую книжку новому работнику необходимо не позднее, чем через 5 дней с даты приема сотрудника на работу. Обязанность по ведению трудовых книжек имеет место только в отношении граждан, принимаемых на основную работу, если работник устроился по совместительству, то трудовую книжку ИП заводит не нужно.
Трудовая книжка — это печатная продукция, имеющая определенные степени защиты, производить их может только ГОЗНАК, а вот распространять — кто угодно. Поэтому приобретая трудовые книжки для своих работников, убедитесь, что они изданы ГОЗНАКом, имеют серию и номер и изданы на специальной бумаге.
В трудовой книжке работника необходимо указывать следующие данные:
- Ф.И.О. работника, информация о его образовании, профессии, полученной специальности и дате рождения;
- наименование работодателя;
- занимаемая должность и выполняемая работа в виде: «Принят на должность ХХХХ в отдел ХХХХ»;
- переводы на другие должности;
- факт увольнения с указанием причины.
При заполнении трудовой книжки ИП обязан указывать себя в качестве работодателя и надлежащим образом вносить в книжку записи о работнике и изменениях его должности в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек изданную на основании Постановления Министерства Труда от 10.10.2003 (скачать данную инструкцию вы можете в конце статьи). Для учета трудовых книжек ИП должен завести Книгу учета ТК.
Нужно ли предпринимателю оформлять себя лично по трудовой
При наличии наемных работников оформлять трудовые отношения требуется по всем правилам ТК РФ. Но если деятельность ведется самостоятельно, нужно ли делать ИП запись в трудовой книжке самому себе?
Законодательно такой возможности не предусмотрено. Предприниматель может иметь статус работодателя, но оформить односторонние трудовые отношения не получится.
Тем не менее стаж ИП засчитывается на общих основаниях, в том числе и для будущего пенсионного обеспечения. Документом, подтверждающим факт работы, выступает свидетельство о государственной регистрации.
Каждый уже работающий или только устраивающийся на работу человек должен задуматься о документе, который будет подтверждать этот факт в настоящем, и давать право на пенсию в будущем. Трудовая книжка — это не простой, очень важный и единственный документ, отражающий весь трудовой стаж человека.
Ранее гражданским и трудовым законодательством РФ предусматривалось, что любое физическое лицо может использовать наемный труд для удовлетворения собственных материальных или нематериальных потребностей. Например, ремонтные работы, наем нянь для детей и сиделок для пожилых или больных людей. Индивидуальным предпринимателям также разрешалось использовать наемный труд. Вопросы, связанные с оформлением и ведением трудовых книжек для своих сотрудников, предпринимателем не рассматривались.
Такое положение вещей своеобразно дискриминировало работников ИП. Это проявлялось в том, что сотрудник без трудовой книжки сталкивался в будущем с трудностями, связанными с подсчетом непрерывного трудового стажа. Также если сотрудник уходил от ИП в организацию, то есть от физического лица к юридическому, последнее отказывалось признавать общий трудовой стаж работника, учитывая те годы, в которые он трудился на частное лицо и трудовой книжки не имел. Сотрудник просто предоставлял трудовой договор с предыдущего места работы на ИП.
Новый работодатель, по ошибке считавший, что трудовой стаж фиксируется исключительно в трудовой книжке, просто отказывался рассматривать предъявленный трудовой договор как доказательство отработанных сотрудником лет. Ситуацию также усложнял и тот факт, что некоторые ИП забывают о том, что трудовые договоры со своими подчиненными нужно регистрировать в органах местного самоуправления.
Несколько лет назад в трудовом законодательстве РФ и вовсе существовали положения, запрещающие ИП оформлять трудовые книжки на своих сотрудников. Что касается сотрудника, то он в случае необходимости мог подтвердить свой трудовой стаж на основании документов, подтверждающих факт уплаты сотрудником всех страховых взносов в Пенсионный фонд.
Запись в трудовую книжку работника ИП вносит, если тот отработал пять рабочих дней и это место является его основным местом работы (п.3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003г.).
Для впервые поступающих на работу индивидуальный предприниматель оформляет трудовую книжку в течение семи дней в присутствии работника. При заполнении титульного листа указывается:
- фамилия, имя, отчество работника
- дата рождения в формате (дд.мм.гггг)
- образование
- профессия, специальность
- дата заполнения
- подпись работника
- печать и подпись ответственного лица (предпринимателя)
Нужна ли ИП трудовая книжка: что говорит закон
Трудовой кодекс различает три ключевые категории работодателей: физлица, предприниматели и юридические лица. Таким образом, особый статус ИП следует из законодательных норм. Он не является работником у самого себя, так как не заключает трудовой договор сам с собой. По нормам ст. 20 ТК работником может быть признано лицо, вступившее с работодателем в трудовые отношения.
В Трудовом кодексе прямо указано на то, что ИП могут иметь статус работодателя. Это правило прописано в ст. 20 ТК. Но сам с собой ИП трудовые отношения не оформляет, поэтому отметок в трудовую книжку не вносится.
Этот вывод вытекает из положений ст. 66 ТК, согласно которой, работодатели ведут трудовые книжки только на своих работников.
В этом отличие ИП от юрлиц. Последние должны иметь минимум одного работника. Даже если учредитель и директор ООО являются одним и тем же лицом и больше сотрудников в компании нет, директор все равно считается рядовым наемным сотрудником и должен внести отметку в свою трудовую книжку сам себе.
Трудовая книжка может иметься у предпринимателя, ведь он вполне мог оформить ее до открытия бизнеса, когда работал по найму. Но отметка о его текущем предпринимательском статусе там не нужна.
Если ИП нигде не работал ранее и трудовой книжки у него нет, то заводить ее нет необходимости.
Важность внесения записей в трудовую книжку обычно связывается с тем, что на их основании в дальнейшем определяется страховой стаж. Время предпринимательской деятельности также входит в страховой стаж. Он начинает исчисляться с момента регистрации предпринимателя до его исключения из ЕГРИП с условием, что за него уплачивались страховые взносы. Это правило содержится в ч. 3 п. 1 ст. 7 ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании» №167. Сведения из ЕГРИП являются общедоступными, поэтому для подтверждения периода предпринимательской деятельности не нужно делать записи в трудовой книжке.
Поскольку трудовая книжка заполняется исключительно от руки, человеческий фактор тут имеет важное значение. Ошибки в таких случаях – нормальное явление, хоть и случаются не всегда. Что же делать, если обнаружена такая ошибка? Ведь трудовая книжка – документ, в который сотрудник не может самостоятельно вносить исправления.
Самый простой случай, когда ошибка обнаружена во время работы на предпринимателя. Тогда можно просто попросит внести изменения. Если оказывается, что ошибку допустил предыдущий работодатель, за изменениями необходимо обратиться к нему. Хотя закон допускает возможность исправления погрешности и действующим работодателем. Правда, в этом случае ему необходим документ официальный от допустившего ошибку работодателя. На основании которого этот может внести изменения.
На практике иногда оказывается, что прошлый работодатель больше не существует как юридическое лицо или предприниматель: ликвидирован или реорганизован. Тогда действующий работодатель имеет право внести изменения самостоятельно.
Но как быть с вопросом, касающимся трудового стажа, если вносить записи в трудовую никто не может? В очередной раз необходимо заявить, что и в данном случае ответ оказывается максимально простым.
Несмотря на отсутствие трудовой книжки, ИП ведёт предпринимательскую деятельность и получает свой предпринимательский стаж. И всё время, пока существует малый бизнес, бизнесмен делает взносы в пенсионный фонд. При этом зачастую сама сумма бывает довольно солидной. Именно эти взносы играют для ИП роль трудовой книжки и заменяют собой трудовой стаж.
В пенсионном фонде учитывается каждый взнос предпринимателя и ведётся подробная запись того, когда именно и какая сумма была внесена. Именно эти деньги будут позднее составлять основу предпринимательской пенсии.
Данный факт может быть важен для тех бизнесменов, которые с неохотой делают отчисления в пенсионные организации. Эти затраты могут стать надёжным залогом довольно благополучной и спокойной жизни в будущем.
Приятным нюансом может оказаться и то, что в некоторых видах упрощённого налогообложения пенсионные и страховые взносы прилично снижают размер налоговых выплат. Таким образом ИП может спокойно существовать без трудовой книжки, заботиться о своей старости и экономить на налогах. Правда, в данном вопросе важно помнить, что не каждый предприниматель может рассчитывать на такой тип налоговых выплат.
Важно, что все вопросы, касающиеся стажа ИП, необходимо решать в пенсионном фонде. Именно там предприниматель может получить справку, подтверждающую все его выплаты и ведение предпринимательской деятельности в течение определённого времени.
Особенности ведения трудовой книжки
Как уже упоминалось чуть выше, правильное ведение книжки является важнейшей обязанностью ИП. Но, если ошибок избежать не удалось, необходимо их исправить. Нужно внести соответствующую запись в трудовую и тогда, когда работник меняет собственную фамилию или ИП меняет название.
Делать исправления в трудовой книжке необходимо крайне аккуратно, одной ровной линией зачёркивая неправильную или требующую исправления информацию, а рядом указывая достоверные сведения. Если сделанные в трудовой изменения имеют под собой законодательную основу, а это случается при смене фамилии и иных подобных действиях, нужно на внутренней стороны корочки трудовой указать сведения о документе, на основании которого были внесены поправки.
Стоит добавить, что, если ошибка была найдена слишком поздно и работодатель, допустивший её, уже не имеет возможности исправить запись, это обязан сделать следующий работодатель.
Важно предпринимателям знать и о том, как поступать, если уволившийся работник не планирует забирать собственную книжку. В этих случаях следует применять правила о хранении трудовой книжки, предписывающие 2 года держать её в отделе кадров, а позднее ещё 50 лет в архиве. Поскольку у ИП зачастую не оказывается ни первого органа, ни второго, книжка просто обязана находиться где-то рядом. Это необходимо, чтобы выполнявший когда-то у ИП работу человек мог без лишнего промедления забрать её.
Не вернувший документ работодатель или отказывающийся сделать запись об увольнении ИП может быть привлечён к ответственности, которую предусматривает за это трудовой кодекс и КОАП.
Как вносятся записи об ИП
Поскольку при организации ИП записи в трудовой книжке самого ИП не ведутся, трудовой стаж у него не идет, хотя он необходим для начисления будущей пенсии. Законодательство регулирует этот вопрос. В случае, если человек работает на себя, при подсчете размера пенсии будет учитываться не трудовой стаж, а предпринимательский. Подтверждением предпринимательской деятельности является ОГРНИП — свидетельство о госрегистрации физического лица в статусе предпринимателя в налоговом органе.
Трудовая пенсия по старости назначается только застрахованным лицам, работающим на себя. После госрегистрации ИП гражданин обязан уплачивать в Пенсионный фонд страховые взносы. Соблюдение этого требования гарантирует получение фиксированной трудовой пенсии в будущем. Узнать больше о том, какой стаж необходим для начисления пенсии, можно в статье тут.